Определение терминала POS

В некоторых отраслях поставщики работают исключительно на основе заказов на поставку или подробных контрактов на закупку, но большинству предприятий необходимо проводить транзакции индивидуально. В зависимости от вашей отрасли вы можете брать наличные, чеки, карты или случайную комбинацию всех трех. Одна из самых основных потребностей любого бизнеса, ориентированного на продажи, - это способ делать и фиксировать продажи, и для этого нужен POS-автомат.

Что такое POS-машина?

Полное значение POS - это «точка продажи» или, другими словами, это место, где ваша транзакция завершается. Сам термин может иметь несколько различных толкований. В самом узком смысле это означает, что терминал, который находится рядом с кассовым аппаратом, для обработки кредитных и дебетовых карт, а также любых подарочных карт, которые вы принимаете в своем офисе. Чаще всего, когда вы говорите о POS-автомате, вы будете думать обо всем терминале, который имеет информативный экран и может обрабатывать все типы платежей. Также существует множество специализированных POS-устройств, и они находятся где-то между простым карточным терминалом и всеобъемлющей, полнофункциональной POS-системой. Независимо от того, переходите ли вы к высокопроизводительному или низкому уровню, каждый POS-автомат должен выполнять одни и те же основные функции.

Основные POS-функции

Первоначальный POS-автомат был простым кассовым аппаратом. По современным меркам он мало что делал, но записывал каждую продажу, в которую звонил кассир. Из этого, если вы знали, сколько наличных было в кассе, чтобы начать день, вы могли работать. пропали ли деньги. Ваши ежедневные итоги показали, увеличиваются или уменьшаются ваши продажи, и, подсчитав количество транзакций, вы можете рассчитать стоимость вашей средней продажи. Если бы вы знали стоимость вашего начального инвентаря в долларах, вы также могли бы работать в обратном направлении от ваших общих продаж, чтобы выяснить, теряли ли вы деньги из-за кражи инвентаря или неучтенных продаж. Все это основные функции POS, и даже самые ранние кассовые аппараты значительно упростили ведение бизнеса, основанного на продажах.

Шли годы, и кассовые аппараты стали намного более функциональными. Их можно запрограммировать на добавление соответствующих налогов к продажной цене, чтобы вам не приходилось вычислять их вручную, и они также могут записывать суммы налогов для целей бухгалтерского учета. Они могли предоставлять промежуточные итоги по продуктам или категориям продуктов, и в конечном итоге - по мере того, как компьютеры стали дешевле и в целом более доступными - они были разработаны для взаимодействия с компьютерным серверным программным обеспечением. Это момент, когда традиционный кассовый аппарат превратился в систему точек продаж, как мы используем этот термин сегодня.

Розничные POS-системы

Современный розничный POS-автомат выходит далеко за рамки основных функций кассового аппарата старой школы, даже если он выглядит как один снаружи. В кассовом аппарате предков вам нужно было вводить цену каждого продукта вручную; Однако теперь цены предварительно запрограммированы в системе и считываются со сканера штрих-кода. Это существенно снижает вероятность ошибок, а также повышает точность отчетов о продажах. POS-терминал можно настроить для отслеживания и записи ваших продаж продуктов и услуг практически любым удобным для вас способом, и обычно это напрямую связано с вашим бухгалтерским программным обеспечением, чтобы информация всегда была у вас под рукой.

Сам POS-автомат может по-прежнему выглядеть как кассовый аппарат с денежным ящиком под ним, традиционной клавиатурой и встроенным принтером чеков, который использует рулон узкой бумаги для печати своих квитанций. Некоторые системы используют другой подход, помещая небольшой компьютер под прилавок с денежным ящиком и используя клавиатуру компьютерного типа для ввода любых данных, которые не поступают со сканеров штрих-кода. Другой стиль POS-автоматов полностью исключает клавиатуру, используя сенсорные экраны для ввода информации. Стиль используемого вами терминала на самом деле не самое главное. Все три этих типа, а также более специализированные нишевые терминалы просто работают как интерфейсная часть для программного обеспечения, которое действительно управляет вашим магазином.

Сделки - это только отправная точка

Объявление о продаже - это самая важная вещь, которую делает POS-автомат, но для этого вам не понадобится сложное оборудование. Вы можете сделать это с помощью ручки и чековой книжки, если вам нужно, и есть много мелких операторов, которые делают именно это. Проблема с отслеживанием транзакций вручную заключается в том, что это занимает много времени и ограничивает рост вашей компании. Современная компьютеризированная POS-система предназначена для упрощения вашего доступа ко всей вашей торговой информации для бухгалтерского учета и управления. Вы действительно платите за способность превращать необработанные данные о продажах в нечто управляемое.

Оптимизированный учет и отчетность

Денежный поток может быть жизненной силой бизнеса, но информация - это кость и сухожилие, и именно здесь будет сиять хорошая POS-система. Он передает всю вашу информацию о продажах непосредственно в руки ваших бухгалтеров, либо путем экспорта данных в вашу бухгалтерскую систему, либо - в идеале - путем интеграции непосредственно в ваше бухгалтерское программное обеспечение. Устранение дополнительного этапа ввода данных дает вам более быструю отчетность и позволяет избежать точки, в которой ошибки могут закрасться в ваш учет. Все ваши данные о продажах находятся у вас под рукой каждый день, часто с точностью до секунды, поэтому принимаемые вами управленческие решения всегда будут основываться на достоверной информации.

Вы хотите знать, какие продукты или категории продаются лучше всего в каждом месте или в каждом отделе? Какие смены или какие отдельные продавцы несут ответственность за продвижение большей части продукта? Сколько клиентов воспользовались вашим последним купонным предложением или пришли за продуктом, который вы рекламировали только в одном конкретном месте? Ваша POS-система должна сообщать вам эти вещи, или должна иметь возможность, с минимальной настройкой.

Бессрочная инвентаризация

Еще одна вещь, которую POS-система сделает для вас, и она очень важна, - это предоставить вам актуальную информацию об уровнях ваших запасов. Компьютер записывает ваши начальные запасы за период, а затем отслеживает исходящие продажи и поступление заказов, поэтому в любой момент инвентарь, отображаемый на вашем компьютере, должен быть актуальным. Это называется «постоянная инвентаризация», и это одновременно удобство и важный инструмент управления. Если у вас есть точный, актуальный инвентарь и твердый прогноз того, какими должны быть ваши продажи в ближайшие недели или месяцы, вы можете заказать только столько инвентаря, сколько вам может понадобиться.

Заказ только того, что вам нужно, и когда это нужно - вы увидите, что это описывается как заказ «точно в срок» - может изменить правила игры. Ваши денежные ресурсы не связаны излишками инвентаря, вам потребуется меньше складских помещений, и вы с меньшей вероятностью обнаружите, что уценте устаревшие товары, просто чтобы избавиться от них.

Управление материальными запасами

Некоторые POS-системы также могут помочь вам в управлении материальными запасами. Они будут отслеживать ваши поступающие продукты по категориям, по физическому местоположению или по любым другим критериям, которые вы сочтете важными. Когда пришло время подсчитать вашу физическую инвентаризацию, а затем сравнить ее с постоянной инвентаризацией компьютера, ваш POS может сказать вам, где искать и сколько должно быть в том или ином разделе. Если у вас есть продукты, хранящиеся в разных местах, и один склад показывает больше потерянных или неуместных продуктов, чем другие склады, это говорит вам о том, что у вас может быть проблема с безопасностью или кража в этом конкретном месте. Даже если окажется, что это простая небрежность, это полезная информация, которую вы можете использовать, чтобы убедиться, что все соблюдают одни и те же процедуры.

Управление взаимоотношениями с клиентами

Какими бы важными ни были бухгалтерский учет и управление запасами, для успешного бизнеса есть нечто большее, чем подсчет фасоли. То, как вы взаимодействуете со своими клиентами и то, что вы о них знаете, может сделать или разрушить ваши надежды на долгосрочный рост. Многие POS-системы отслеживают историю покупок ваших клиентов с течением времени, и вы можете начать понимать, кто ваши лучшие клиенты и какие новые продукты могут им понравиться. Без помощи компьютера иногда легко упустить из виду некрасивых клиентов, которые являются постоянными клиентами, но которые не производят достаточно большой всплеск, чтобы их запомнили, но часто они являются основой вашего бизнеса.

Гостиничные POS-системы

POS-системы не ограничиваются обычным бизнесом, основанным на продажах. Они также имеют решающее значение в индустрии гостеприимства, где используются для обработки еще более сложных сценариев. Например, в ресторане система должна отслеживать размещенные заказы и распечатывать билеты для повара, чтобы они знали, что им приготовить. Сложные системы могут пойти дальше и распечатать отдельные билеты для каждого рабочего места на кухне, чтобы у каждого повара был персональный список заказов. Система также должна иметь возможность отслеживать чаевые, плату за питание и множество других специальных сборов, а также отслеживать обычные отпускные цены и налоги.

Самые эффективные POS-системы ресторанов также могут оказать помощь в управлении запасами, которая нравится розничным продавцам. В таких случаях все рецепты из стандартного меню вводятся в компьютер заранее. Если ваши клиенты хотят 213 заказов на ваше фирменное блюдо из креветок песто в определенный вечер, система может скорректировать уровни ваших запасов, чтобы показать вам, сколько вмятины образовалось в запасе ингредиентов. Вы всегда будете знать, когда и сколько нужно заказывать.

POS-терминалы для обработки карт

Приятно мечтать о том, чтобы все эти функции были у вас под рукой, но реально не каждому бизнесу требуется полномасштабная POS-система, особенно вначале. На данный момент вам может быть хорошо с кассовым аппаратом старой школы, особенно если трата на яркую POS-систему оставит вам нехватку средств для других важных вещей, таких как инвентарь и платежная ведомость. В этом случае все, что вам действительно нужно, - это терминал для обработки карт. Кто угодно может принимать наличные и чеки в качестве оплаты, и эти простые POS-автоматы также дают вам возможность принимать кредитные карты, дебетовые карты и подарочные карты.

В некоторых случаях даже сложные POS-системы принимают прагматичное решение использовать отдельные терминалы для обработки карт. Если вы встроите эту функцию в монитор или клавиатуру, единственный способ обновить ее - это заменить монитор или клавиатуру, что обычно является дорогостоящим вариантом. С отдельными терминалами, когда появляются новые технологии, такие как чиповые карты или карты для оплаты с помощью касания, вам просто нужно, чтобы ваша служба обработки платежей заменила или обновила терминалы.

Мобильные терминалы обработки карт

Есть даже способы для мобильных предприятий принимать платежи по картам, что может быть очень удобно, если вы ремесленник или продавец на фермерском рынке, или если вы управляете такси или службой доставки. Например, если у вас есть пиццерия, компания, которая предоставляет ваши обычные терминалы для обработки карт, вероятно, может установить вам мобильную версию с батарейным питанием для ваших водителей доставки. Они используют технологию сотовых телефонов с SIM-картой и мобильными данными, поэтому вы можете принимать платежи везде, где есть сотовый сигнал.

Вы даже можете добавить к своему телефону или планшету небольшое устройство для чтения карт или «ключ», чтобы использовать его как простое POS-устройство. Картридеры доступны у ряда поставщиков, и они принимают платежи через такие сервисы, как Square и PayPal, а также через обычных поставщиков услуг.