Что произойдет, если вы не уложитесь в срок W-2 для сотрудников?

Согласно данным налоговой службы, формы W-2 должны быть отправлены сотрудникам не позднее 31 января для форм, полученных за предыдущий календарный год. Хотя сотрудники могут не получить их по почте в этот день, они должны, по крайней мере, быть отправлены на этом этапе. Для компаний, которые не соблюдают этот конкретный протокол, могут быть последствия.

Избегайте недовольных сотрудников

Помимо любых официальных проблем, которые могут возникнуть у вас с налоговой службой (IRS) из-за несвоевременной отправки форм W-2, вам, возможно, придется иметь дело с группой очень недовольных сотрудников, многие из которых, вероятно, ожидают налоговая декларация. Сотрудники могут подавать жалобы не только вам, но и в IRS, что может стимулировать дальнейшее расследование в вашей компании, если по этому поводу поступят многочисленные жалобы.

Оценка штрафа IRS

IRS назначает штрафы в зависимости от того, как поздно были поданы ваши формы W-2. Штраф в размере 50 долларов США за форму налагается на W-2, поданные в течение 30 дней до установленного срока, до 187 500 долларов США для малого бизнеса. Для форм, поданных до 1 августа, но позднее 30 дней, штраф увеличивается до 100 долларов за форму и максимальный штраф в размере 536 000 долларов. Максимальный штраф составляет 260 долларов за форму до 1 072 500 долларов в год для форм, поданных после 1 августа.

Обеспечение точности форм

Помимо своевременной отправки форм W-2, вы также должны убедиться, что указанные формы являются точными. Согласно веб-сайту IRS, если вы отправляете форму W-2 в IRS, утверждая, что вы заплатили определенному сотруднику определенную сумму денег, а вы нет, это лицо имеет право предъявить иск о возмещении ущерба. Налагается штраф в размере 530 долларов США за форму без максимума. Вам также, возможно, придется заплатить штраф в размере 5000 долларов в качестве компенсации за подачу фальшивого документа, и вам может быть предъявлено уголовное обвинение.

Записи и общение

Иногда, если вы хотя бы дадите своим сотрудникам понять, что вы отстаете со своими W-2, но работаете над их устранением, недовольства может быть меньше, чем если вы вообще ничего не говорите. Кроме того, если вы отправили W-2 в срок, но вам вернули его по плохому или старому адресу, не открывайте и не выбрасывайте. Поместите его в файл сотрудника и сохраните на тот случай, если он свяжется с вами для формы в будущем; по крайней мере, у вас есть доказательства того, что вы пытались его отправить.