Что такое семь процедур внутреннего контроля в бухгалтерском учете?

Внутренний контроль - это политика и процедуры, установленные для обеспечения непрерывной надежности систем бухгалтерского учета. Точность и надежность имеют первостепенное значение в мире бухгалтерского учета. Без точной бухгалтерской отчетности менеджеры не могут принимать полностью обоснованные финансовые решения, а финансовые отчеты могут содержать ошибки. Процедуры внутреннего контроля в бухгалтерском учете можно разбить на семь категорий, каждая из которых предназначена для предотвращения мошенничества и выявления ошибок до того, как они станут проблемами.

Наконечник

К семи процедурам внутреннего контроля относятся разделение обязанностей, контроль доступа, физический аудит, стандартизованная документация, пробные балансы, периодические сверки и право утверждения.

Разделение обязанностей

Разделение обязанностей предполагает разделение ответственности за бухгалтерский учет, депозиты, отчетность и аудит. Чем дальше обязанности разделены, тем меньше вероятность совершения мошеннических действий отдельным сотрудником. Для малых предприятий, в которых работает всего несколько бухгалтеров, разделение обязанностей между двумя или более людьми или требование, чтобы важные задачи были рассмотрены коллегами, может служить той же цели.

Контроль доступа к системе учета

Контроль доступа к различным частям системы учета с помощью паролей, блокировок и электронных журналов доступа может удерживать неавторизованных пользователей от доступа к системе, обеспечивая при этом способ аудита использования системы для выявления источника ошибок или несоответствий. Надежное отслеживание доступа также может служить в первую очередь для предотвращения попыток мошенничества.

Физический аудит активов

Физический аудит включает ручной подсчет наличных средств и любых физических активов, отслеживаемых в системе бухгалтерского учета, таких как инвентарь, материалы и инструменты. Физический подсчет может выявить хорошо скрытые расхождения в остатках на счетах, полностью обходя электронные записи. Подсчет наличных денег в торговых точках можно производить ежедневно или даже несколько раз в день. Более крупные проекты, такие как ручная инвентаризация, следует выполнять реже, возможно, ежегодно или ежеквартально.

Стандартизированная финансовая документация

Стандартизация документов, используемых для финансовых транзакций, таких как счета-фактуры, внутренние запросы материалов, товарно-материальные запасы и отчеты о командировочных расходах, может помочь сохранить последовательность в ведении записей с течением времени. Использование стандартных форматов документов может облегчить просмотр прошлых записей при поиске источника несоответствия в системе. Отсутствие стандартизации может привести к тому, что элементы будут упущены из виду или неверно истолкованы в таком обзоре.

Ежедневный или еженедельный пробный баланс

Использование системы бухгалтерского учета с двойной записью повышает надежность, гарантируя, что бухгалтерские книги всегда сбалансированы. Даже в этом случае ошибки все еще могут вывести систему двойного ввода из строя в любой момент времени. Подсчет ежедневных или еженедельных пробных балансов может обеспечить регулярное понимание состояния системы, позволяя выявлять и расследовать расхождения как можно раньше.

Периодические сверки в системах бухгалтерского учета

Периодические бухгалтерские выверки могут гарантировать совпадение остатков в вашей системе бухгалтерского учета с остатками на счетах других организаций, включая банки, поставщиков и кредитных клиентов. Например, банковская выверка включает сравнение остатков денежных средств и записей о депозитах и ​​квитанциях между вашей системой бухгалтерского учета и выписками по счету. Различия между этими типами дополнительных учетных записей могут выявить ошибки или несоответствия в ваших собственных учетных записях, либо ошибки могут возникать в других организациях.

Требования к уполномоченному органу

Требование к конкретным менеджерам разрешать определенные типы транзакций может добавить уровень ответственности к бухгалтерским записям, доказав, что транзакции были просмотрены, проанализированы и одобрены соответствующими органами. Требование одобрения крупных платежей и расходов может предотвратить, например, возможность совершения недобросовестными сотрудниками крупных мошеннических операций со средствами компании.